【POS系統】 | POS 機 | Zenus Limited

POS系統 | POS 機

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POS系統 | POS 機 — 隨著科技的進步,不少商家開始嘗試使用電腦系統來管理店面的商品,有別於過去傳統零售業商家為了瞭解自身的庫存和訂貨狀況,浪費大量人力去盤點商品的數量或使用複雜的表格處理訂單,導致成本上升經營無效率。而 POS (Point Of Sale) 銷售時點信息系統,正正更有效解決店鋪在銷售管理上所遇到的問題。

POS系統 主要由硬件和軟體整合組成的系統,主要硬件包括POS終端機 (POS 機)、條碼掃描器、打印機、收銀櫃等等。而因應商家的要求,硬體一般是根據店面的需求可以自行增減。

 

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解答顧客常見的問題如:

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POS系統軟體設置

在POS軟體設置方面,主要分為兩種方式,第一種是硬碟形式、第二種是mPOS。兩種形式最大的差別在於資料數據保存的方式,硬碟形式和一般我們安裝軟件在電腦一樣,安裝後系統的所有資料都會直接儲存於你的硬體,當需要進行資料轉移時,只能透過手動方式進行。這一種方法的好處是不用擔心因網路斷線,系統不能繼續使用的情況發生。而mPOS的程式碼因為儲存於雲端服務器,所以POS的資料可以在任何可以接收到網絡數據的地方存取,即使離開實體店也可以正常使用系統。

POS系統主要應用於零售業、餐飲業、服務等行業。它是一種由硬碟和軟體整合組成的系統,專門協助處理店家例如庫存、出入貨、銷售處理的一站式系統。根據不同行業所售賣的商品和服務的不同,不少POS系統亦已建構基本模組以滿足不同行業的需求。最為常見的系統類型包括餐飲型POS系統、零售POS系統、線上線下整合型POS系統、服務型POS系統、客製型POS系統。

餐飲型POS系統

系統主要應用於餐聽、飲料店、餐車、麵包店等。餐飲業最常面對的需求便是外場和廚房的互相配合,餐飲型POS系統包含點餐、場內外出單、顧客定位和餐點備註等功能。店家可以根據需求配置POS侍應端和掌上侍應端,讓整個下單流程可以更為方便快捷。

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零售型POS系統

系統主要應用於服裝店、便利店等。零售業最常面對的需求是庫存、出入貨的管理,零售型POS系統通常注重於數據自動更新上的功能,例如在客人購買某一產品後,該產品的庫存將會自動扣減。還有收銀結帳的計算功能,令整個找換流程可以更順利。

線上線下型POS系統

系統主要應用於同時擁有線上和線下業務的企業。由於網絡科技的發展,很多品牌在線上和線下都擁有銷售平台。而線上線下系統能整合兩者商店的功能和數據,例如會員資料、銷售報告分析、庫存等。

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服務型POS系統

系統主要應用於美容院、健身室、診所等。這種類型與一般零售不同,系統功能著重於協助客人完成預約、管理會員積分、業積計算等功能。

客製型POS系統

這種類型相對比較特殊和罕見,一般都是擁有過百間商鋪的大型企業才會使用。因為他們的管理方式和營運方法不同,對於POS系統的需求自然便會更高,所以它們會提出各種客製化要求。

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現時的疫情關係,很多人在開業時會遇到困難,但不用擔心,Zenus可以以專業知識為客戶申請科技券 (TVP科技券)。若果對科技券申請 或科技券申請流程 (TVP申請流程)有疑問,Zenus有專業團隊為你解答科技券常見問題 (科技券FAQ),讓客戶了解多些關於科技券計劃以及提供優質服務。

POS系統 | POS 機 — FAQ

POS 系統的英文全名為 Point of Sale,中文名為銷售時點信息系統。是指由硬體與軟體組成,能夠協助處理店家諸如庫存、進銷存、發票管理等店務的一套系統。根據產業的不同如餐飲、零售、複合式商店、服務型產業等店面類型的不同,也會有功能上的差異。例如餐飲需要區分外帶內用、新增口味調整的功能,而零售 POS 則需要商品進貨、解決消費者的退換貨問題等功能。

針對不同產業的需求和性質,POS 系統的功能也會有所不同。這裡我們根據產業型態整理了幾種常見的系統:餐飲 POS、零售 POS、全通路整合型 POS、服務型 POS、複合型 POS、客製化 POS。

  • 餐飲 POS:餐飲需面對的常見需求有外場與廚房的協作、顧客定位等,POS 系統的功能便在於建立起更有效率的協作模式。常見的功能有點餐、場內外出單機制、定位、餐點備註等。常見應用於餐廳、飲料店、餐車、小吃攤、麵包水果等食品店等。
  • 零售 POS:零售最常遇到的問題則是庫存、進銷存需求。通常零售 POS 系統會在資料自動更新上(如顧客結帳後庫存即時異動)有較完整的功能。如庫存管理、收銀結帳、退換貨等。常見應用於服裝飾品、選品店、3C 零件等小型零售上。
  • 全通路整合型 POS:隨著網路與實體的界線逐漸模糊,有越來越多的品牌開始在線上與線下都有販售通路。這時候能協助整合線上線下會員、營收、庫存等資料的 POS 系統便脫穎而出,且在未來,全通路整合的需求只會不減反升。常見應用於網路商店與實體店面兼有者。
  • 服務型 POS:其他有些提供服務的商業模式如按摩芳療,對 POS 系統的需求,則又與餐飲零售有所區隔。常見的功能有顧客預約、訊息推播、消費集點、業績抽成等。常見應用於美髮沙龍、按摩芳療、健身運動課程、醫美診療等。
  • 複合型 POS:有些店面同時有販售食品和零售商品,或是兼含零售與服務,這時只能應付單一型態的 POS 系統便會不敷使用。有些廠商專門提供這種多合一的系統服務,幫助老闆掌握整間店面的營收與營運狀況。
  • 客製化 POS:另外有些更特殊的商業型態,或是有超過百兼據點的大型企業,對 POS 系統的需求就會更多更雜。這時則需由店家自行提出客製化需求,並尋求客製化服務。常見應用如大型超市、跨國企業等。

目前坊間常見的 POS 系統可分成 mPOS(Mobile POS,指搭載於移動設備上的 POS) 系統與傳統硬體 POS 系統,但不管是哪種,一套 POS 系統的核心都可由硬體和軟體組成。

軟體,即整套 POS 系統的核心,透過軟體,系統能夠即時紀錄銷售資訊,並整理成相關報表。硬體,是配合軟體的周邊品項,透過不同硬體能夠完成其他周邊作業。例如標籤列印機、掃描商品條碼等。

  • 系統軟體

POS 系統的軟體,最常見是直接灌在硬體內做使用,以及以 APP 形式呈現的 mPOS 這兩種第一種你可以想像成我們電腦常用的文書系統 Office,購買後廠商會直接將系統灌入你的電腦中。後者則是類似於下載的手機 APP,透過智慧型手機、平板等行動設備裝載 APP,下載後透過智慧裝置直接使用。

兩者最大的差異,一則是資料保存方式:傳統硬體型的資料會直接存放於你的電腦中,不會於其他地方存有備份。當資料需轉移時,需透過手動的方式進行。mPOS 則是將資料保存於雲端,資料將被保存於遠端主機當中,若硬體出現故障時資料將不受影響。

另一則是系統維護方式。傳統型 POS 是由工程師寫完程式後直接安裝於個人硬體或電腦中,若該軟體需要做維護或是更新,工程師必須針對個別機台做分析、更新與修理。而 mPOS 的 POS 系統,工程師則可透過遠端進行維護。軟體有新功能或定期更新時,使用者都可以透過 APP 更新來使用更新的軟體。

  • 系統硬體

硬體一般是根據店面的需求可以自行增減,而 mPOS 與傳統型的 POS 所搭配的硬體,也會有所差異。像 mPOS ,一台可以下載 APP 使用的平板便是基本配備。而根據廠商的不同,也會對於平板有不同規定,例如有些是僅限於 iPad 上使用,有些適合 Android,少部分則是兩者都可以使用。傳統型因為是將資料灌入硬體,系統螢幕、主機便是必備的硬體。

許多人或許都有這樣的疑問:現在記帳、叫貨我都可以自己來,也沒遇到什麼問題,為什麼會需要使用 POS 系統呢?相信這是許多人在看到 POS 時經常會思考的疑問,加上多一筆開銷,對創業每一分資金都需要斤斤計較的老闆來說,POS 經常容易成為排序更後面的選擇。但其實 POS 系統能為你做到的不僅只有方便管理,長遠來看更是有許多益處:

1. 精準掌握營運資源

開店最大的煩惱,便是該如何控管成本,創造更多的營收,但你真的了解你手中握有多少資源嗎?倉庫中有多少未出售的庫存、平均每月有多少淨盈利等。這些問題透過 POS 系統,你將能夠回答的精準無誤。而掌握資源最大的好處,在於你能夠清楚了解店面的狀況,現在是有許多商品囤積在倉庫嗎?還是有足夠的資金拓展新的市場?

2. 進行更縝密的商業佈局思考與分析

善用數據分析,能為你的商店經營更上一層樓。怎麼說呢?例如疫情期間,透過營收數據你發現到口紅的銷量降低,反而眼妝、眼影的銷量提升,你發現原來疫情期間因為戴口罩,許多人便忽略口紅改在眼妝上下功夫。透過數據看見這些趨勢與市場洞察,將能幫助你為當下或下一季或的營運策略做出更正確、更符合市場需求的選擇。

這裡整理一些常見,能協助你判斷生意好壞,進一步調整營運策略的幾項重要指標:

  1. 詳細的銷售數據。若你的商業版圖較大,如有多間分店或線上線下商店時,個別店面的營運數據。
  2. 各時段的銷售紀錄,包括實際營收、成本、淨盈利等數據。
  3. 銷售狀況的細部數據資料,如個別員工的銷售業績、個別商品的銷售成績等。
  4. 訂單資料,如每日訂單數量、各訂單的成交金額、分別為哪些會員購買的等。

3. 提高營運效率,節省時間人力

正如前面我們所提及的,POS 系統能為你提高營運效率,節省更多時間。例如一般你需要花上一兩個小時閉店、盤點商品,並整理一整天下來紙筆記錄的營收資料。但 POS 自動在結帳、進貨、盤點的每一個當下紀錄資料,讓你無需事後重新整理,為你節省時間和人力成本,將這些資源投注在更能為店面帶來營收的事情上。

4. 提供顧客滿意度,使雙方的溝通更有效

快速有效率的服務能令消費者對品牌的好感度提升,反之若消費者在購物流程中有任何不舒服的感受,則很可能消費後就再也不給品牌機會。而 POS 系統則是可以協助你,不管是提升結帳流程還是在管理會員上,幫助你紀錄更多的會員資料,有效的拉起與會員間的聯繫。

儘管 POS 系統能為店家帶來許多的益處,但面對市場上許許多多的系統,你可能仍然對如何挑選無從下手。其實不僅是不同產業,不同廠商、公司製作的 POS 系統也更有優缺點,你在挑選時,可以先從評估自己的需求開始,再比對市場上的各種 POS,來找到最適合的選擇。我們整理了一份清單,來幫助你快速釐清需求:

1. 我想使用 POS 系統的動機是什麼?
2. 日常店務中,我最大的困擾是什麼?最想解決的困擾有哪些?
3. 我的產業是什麼?適合適用哪一種 POS?
4. 我需要哪些功能?有哪些功能是看起來很厲害但事實上卻用不到的?
5. 我的預算有多少?可以接受支付多少費用?

你可以先整理出以上五個問題的回答,並參考各家官網對自家 POS 的描述及用戶推薦等資訊,再比對自己的需求,一步步的篩選。當然,你也可以聯絡Zenus公司徵求意見,我們也樂意為你解答問題。